Значение точки заказа в 1с. Управление запасами по точке заказа. Поддержание минимальных остатков
Стандартные отчеты по товарным остаткам в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» никак не сигнализируют пользователю о необходимости заказать какой-либо товар.
Более того, если за период отчета по товару не было никаких движений (т.е. нет начального остатка, прихода и расхода), то товар вообще не будет показан в отчете!
Чтобы всегда поддерживать оптимальные остатки товаров на складе, вы можете пользоваться механизмом «Точка заказа». Суть механизма состоит в том, что вы указываете в программе минимальное количество товара, которое должно быть на складе. После этого в специальном отчете система покажет товар, который необходимо заказать и рассчитает нужное количество.
Установка значений точки заказа
Указание минимальных остатков товара на складе производится документом «Установка значений точки заказа».
Меню: Документы - Планирование - Установка значений точки заказа.
Создадим новый документ по кнопке «Добавить». В документе указываются все товары, оптимальное количество которых вы хотите поддерживать. По каждой строке заполняется:
Характеристика - указывается, если товар имеет характеристики (цвета, размеры и др.).
Способ определения - способ расчета минимального и оптимального остатка. Выбирается один из 4 способов:
Фиксированная - значения вводятся пользователем вручную.
Средний размер партии - значения будут рассчитываться исходя из среднего объема закупки товара.
Оптимальный размер заказа - значения будут рассчитываться исходя из продаж товара.
Не контролировать - значения не задаются, остаток не контролируется.
Значения точки заказа - оптимальное количество товара для способа «Фиксированная».
Страховой запас - минимальное количество товара для способа «Фиксированная».
% значения точки заказа - процент, который будет использоваться для расчета оптимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).
% страхового запаса - процент, который будет использоваться для расчета минимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).
Склад - можно указать склад, остатки на котором будут контролироваться. Если склад не указан, то будет контролироваться общий остаток на всех складах.
Пример заполненного документа:
Анализ точки заказа
Для анализа складских остатков и необходимости заказа товаров используется отчет «Анализ точки заказа».
Меню: Отчеты - Закупки - Анализ закупок - Анализ точки заказа
В отчете по каждому товару выводится следующая информация:
Значение точки заказа - оптимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)
Страховой запас - минимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)
Остаток - текущий остаток данного товара
Просроченное поступления -ожидаемое количество товара, который не был получен в срок
Ожидаемые поступления - ожидаемое количество товара, срок поставки которого еще не наступил
Рекомендуемый объем закупки - рекомендуемое программой количество товара, которое необходимо приобрести. Рассчитывается как оптимальное количество минус текущий остаток. Заказанные товары не уменьшают данное количество, так как заказ может не поступить.
Срок доставки (в днях) - средний срок доставки поставщика
Все товары программа делит на три категории:
Не требуется заказывать - остаток товара больше оптимального, заказывать не нужно. Например, остаток телевизоров - 80 штук, а оптимальное количество - 50 штук. Телевизоры пока заказывать не нужно.
Рекомендуется заказать - остаток товара меньше оптимального, но больше минимального количества. Значит, что товар нужно заказать, но сроки не критичны. Например, остаток ноутбуков - 25 штук, что меньше оптимального, поэтому программа рекомендует закупить 10 штук (до 35 - оптимального остатка). При этом минимальный остаток (15 штук) пока поддерживается.
Требуется заказать - товар, остаток которого меньше минимального значение, его срочно нужно заказывать. Например, минимальный остаток телефонов на складе - 50 штук, а в наличии есть всего 10 штук. Товар срочно нужно заказывать, при этом программа рекомендует закупить сразу 110 штук (до 120 - оптимального количества).
Примечание: для заполнения срока доставки нужно проставить основного поставщика и указать его срок доставки. Основной поставщик заполняется в товаре на закладке «Дополнительно». Срок доставки указывается в карточке контрагента на закладке «Как поставщик» внизу.
Заказ необходимых товаров. Пополнение запасов на складе
Сформировать заказы на необходимые товары можно прямо из отчета по кнопке «Формирование заказов».
Откроется форма для создания заказов:
В форме указаны все товары, остатки которых мы отслеживаем. Товары разделены по основным поставщикам, соответственно заказы будут также создаваться на основных поставщиков.
Заказанное количество - количество товара, которое уже заказано, но еще не поступило
Заказать - количество, которое будет добавлено в заказ (разница между рекомендуемым и заказанным количеством)
Вы можете изменить количество в колонке «Заказать» на свое усмотрение.
По кнопке «Выполнить» программа создаст заказ каждому поставщику.
На закладке «Заказы поставщикам» можно посмотреть все созданные заказы:
Каждый заказ вы можете открыть (двойным кликом), провести, распечатать или удалить, если он был создан ошибочно.
Пример заказа:
После создания и проведения заказов все заказанные товары отразятся в отчете в колонке «Ожидаемое поступление»:
Вопрос по 1С Управление Торговлей 8:
Механизм определения точек заказов используется исключительно для всей организации в целом и в разрезе складов, подразделений этим пользоваться нельзя? Но тогда не очень понятно, зачем
реквизиты Склад и Подразделение есть в документе "Установка значений точки заказа".
Ответ 1с:
Управление запасами по точке заказа.
Данный метод основан на определении точки заказа - минимального уровня складского запаса, по достижении которого необходимо формировать заказы поставщикам на пополнение. Целью данного метода является поддержание оптимальной величины текущего складского остатка и недопущение образования избыточного
уровня запасов.
Метод управления запасами по точке заказа является простым и не позволяет оптимально сбалансировать спрос и запасы, особенно в нестабильных условиях. Практическое использование данного метода оправдано, прежде всего, для относительно недорогих номенклатурных позиций, для которых можно установить высокий уровень страхового запаса или номенклатурных позиций, которые всегда должны иметься в наличии в количестве, необходимом для бесперебойного функционирования.
Для определения точки заказа используются значения текущего складского остатка и точки заказа. Если значение текущего складского остатка сокращается до уровня равного или ниже значения точки заказа, то необходимо пополнение запасов. Требуемым количеством в данном случае является значение равное значению точки заказа увеличенное на значение минимального страхового запаса. Однако если предстоящие заказы на поставку покрывают требуемое количество, то в пополнении запасов необходимости нет. При этом дата отгрузки по заказу должна быть равной дате возникновения точки заказа.
Для определения значений точки заказа и минимального страхового запаса используется документ "Установка значений точки заказа". Документ предусматривает следующие способы определения значения точки заказа:
Фиксированная;
Средний размер партии;
Оптимальный размер заказа;
Не контролировать.
Рассмотрим описанные выше способы подробнее.
Фиксированная. При использовании данного способа значения точки заказа и минимального страхового запаса не является рассчитываемым и полностью определяются пользователем. Обязательным для заполнения является только значение точки заказа, соответствующее определенной номенклатурной позиции.
Средний размер партии. Данный способ основывается на следующих показателях:
средний размер партии и процентные ставки точки заказа и минимального страхового запаса. Средний размер партии определяется по данным поступления товара в анализируемом периоде. Значение точки заказа устанавливается на уровне процентной ставки точки заказа, а значение минимального страхового запаса
устанавливается на уровне процентной ставки минимального страхового запаса. На практике для процентной ставки точки заказа используется значение 50%, а для процентной ставки минимального страхового запаса значение 25%. Таким образом, на складе постоянно присутствует 75% объема поставки. Обязательными для заполнения являются процентные ставки значения точки заказа и минимального страхового запаса, а так же даты начала и окончания анализируемого периода. Данный способ является расчетным и хранение значений точки заказа и минимального страхового запаса не предполагается.
Оптимальный размер заказа. Данный способ основывается на следующих показателях: максимальное ежедневное потребление, среднее ежедневное потребление, время доставки. При данном методе расчета минимальный страховой запас равен разнице среднего и ежедневного потребления в анализируемом периоде, умноженной на
количество дней доставки. Точка заказа равна среднему потреблению, умноженному на время доставки. Обязательными для заполнения являются даты начала и окончания анализируемого периода. Для определения срока доставки используется значение параметра "Срок выполнения заказа поставщиком (в днях)" контрагента, указанного основным поставщиком для анализируемой номенклатурной позиции. Во всех других
случаях срок доставки считается равным одному дню. Данный способ является расчетным и хранение значений точки заказа и минимального страхового запаса не предполагается.
Не контролировать. Данный способ используется для прекращения контроля возникновения точки заказа для определенных номенклатурных позиций.
Для анализа необходимости пополнения запасов используется отчет "Анализ точки заказа", отражающий следующие показатели:
Значение точки заказа;
Минимальный страховой запас;
Остаток;
Ожидаемое поступление;
Необходимый объем закупки;
Срок доставки (в днях).
Важно заметить, что анализ производится только для тех номенклатурных позиций, для которых на дату формирования отчета указан один из описанных выше способов за исключением способа "Не контролировать".
Данный механизм анализирует остатки товаров и ожидаемые поступления в разрезе складов, а объемы продаж и закупок по организации в целом.
Требуется доработать документ “Установка значений точки заказа” и отчет “Анализ точки заказа”:
1) В документ “Установка значений точки заказа” добавить колонку глубина анализа продаж в днях. В этой колонке пользователь будет задавать количество дней анализа от ТЕКУЩЕЙ ДАТЫ формирования отчета “Анализ точки заказа” продаж при выборе способа расчёта точки заказа “Отимальный размер заказа”(когда точка заказа рассчитывается динамически исходя из зна-чений заданных в колонках “ДатаНач”, “ДатаКон”. В данный момент анализируется период за-даваемый пользователем, необходимо чтобы анализировался период по строке исходя из зна-чения “Глубина анализа дн.”, то есть дата формирования отчета “Анализ точки заказа” минус Значение поля “Глубина анализа дн.”, это и будет анализируемый период для вычисления точки заказа.
2) В документ “Установка значений точки заказа” добавить колонку “Корректирующий коэффи-циент: Корр. коэф.”. Это значение будет задаваться оператором, который работает над фор-мированием точек заказа. Коэффициент будет умножаться на результат показываемый отчетом “Анализ точки заказа”. Этот коэффициент нужен для того, если планируется повышение или понижение спроса, тогда пользователь указывает повышающий или понижающий коэффициент: 1.2 (рост ~ на 20%). И при выводе отчета, это значение учитывается (конечный результат умножается на коэффициент).
3) В отчет “Анализ точки заказа” добавить значение коэффициента присутствия. Это коэффициент используется в отчете: Сервис->Внешние отчеты и обработки->Внешние обработки->Минимальные остатки по продажам. Колонка отчета: “Кф.Пр.”. Это коэффициент показывает насколько хорошо/полно присутствовал в среднем товар на точке за анализируемый период. Требуется выводить это значение в отчете, плюс рассчитывать конечный результат с учетом коэффициента присутствия. Коэффициент присутствия можно рассчитывать для строк документа “Установка точки заказа”, у которых заполнена колонка “Глубина анализа”. Таким образом, в отчет “Анализ точки заказа” добавляются 3 колонки “Коэффициент присутствия”, “Кор-ректирующий коэффициент”, “Конечный результат”. Колонка “Конечный результат”, это текущая колонка “Точка заказа”/(ВНИМАНИЕ!!! – именно разделить… т.к коэффициент уве-личивает количество заказа а не уменьшает его.)”Коэффициент присутст-вия”*”Корректирующий коэффициент”. Если любой из коэффициентов равен 0 (т.е не указан), то берем его равным единица(1). Еще следует учесть: что значение точки заказа с учетом ко-эффициента вычисляется ДО учета остатка. Т.е последовательность следующая:
находимся на позиции по складу
вычисляем продажи за указанную глубину анализа
делим на коэффициент присутствия
умножаем на повышающий/понижающий коэффициент
вычисляем остаток по складу вычитаем из полученного выше значения, получаем точку заказа.
4) Отмечать красным строки у которых “Коэффициент присутствия” меньше или равен 0.3, это аномальное значение, считается некорректным, на него стоит обращать внимание при форми-ровании отчетов.
5) Добавить колонки “Цена закупки” и “Сумма закупки” в отчет “Анализ точки заказа”. “Цена за-купки” - это цена последней закупки номенклатуры. Можно посмотреть как это значение вы-таскивается в документе “Уценка номенклатуры”. В этом документе используется значение по-следней цены закупки. “Сумма закупки” – “Цена закупки”*”Количество заказа”.
6)
АВС анализ рассчитываем непосредственной для той выборки номенклатуры, которую задает пользователь. Т.е. ВП полученная от выбранной номенклатура за выбранные период (глубина анализа) и будет являться 100% от которых АВС- анализ и будет вычислять долю участия ка-ждой номенклатуры, в формировании ВП по данной группе номенклатуре.
Пояснение: Выяснили насчет ABC анализа: добавляем в отчет “Анализ точки заказа” колонку “ABC-анализ: средняя дневная выручка”. Алгоритм разброса ABC можно посмотреть по отчету: Сервис->Внешние отчеты и обработки->Внешние обработки->Минимальные остатки по про-дажам. Что является базой распределения ABC: дневная выручка. Как она считается: У каждого товара анализируемого в отчете, может быть своя глубина анализа. Мы по каждой номенклатуре вытаскиваем выручку (не продажи а выручку в руб.) за период глубины анализа, и делим на количество дней глубины анализа. Получаем средне-дневную выручку по каждой номенклатуре. Сумма выручек всех номенклатур, это 100%, каждая номенклатура имеет долю в общей средне-дневной выручке. Раскидываем по ABC. Нет необходимости сортировать отчет по ABC, т.е A - выше, B – ниже. Просто для каждой номенклатуры заполняем колонку, к какой группе относится: A, B, C.
Описание дополнительных колонок, которые должны присутствовать в отчете “Анализ точки зака-за”. Добавляются колонки:
Продажи (глубина анализа)
Коэффициент присутствия – имеет смысл при выводе группировки по номенклатуре
Корректирующий коэффициент – имеет смысл при выводе группировки по номенклатуре
Цена закупки – имеет смысл при выводе группировки по номенклатуре
Сумма закупки
Добавляется колонка "ABC-анализ: средняя дневная выручка"
Документ «Установка значений точки заказа» предназначен для определения двух показателей по выбранной номенклатуре:
значение точки заказа - минимальный уровень складского запаса, с помощью которого оценивается необходимость провести закупку путем сравнения с текущим складским остатком;
минимальный страховой запас , который всегда должен присутствовать на складе.
Показатели определяются на дату формирования документа. Их можно устанавливать в разрезе складов.
Значение точки заказа и страховой запас могут быть зафиксированы в документе вручную или рассчитаны автоматически в соответствии с объемами закупок или продаж, которые были произведены за указанный период.
При заполнении документа можно использовать различные способы определения значения точки заказа для каждой позиции номенклатуры.
Фиксированная. Значение точки заказа и величина минимального страхового запаса вводятся пользователем вручную.
Средний размер партии. Способ основан на данных об объемах закупок за указанный в документе период времени. Значение точки заказа и страховой запас рассчитываются автоматически как процент от среднего размера партии в заданном периоде. При этом способе необходимо заполнить поля «% значения точки заказа», «% страхового запаса», «Дата нач.» и «Дата кон.».
Оптимальный размер заказа. Способ основан на анализе ежедневных продаж за заданный промежуток времени. При этом способе необходимо заполнить поля «Дата нач.» и «Дата кон.». Значение точки заказа определяется автоматически как произведение средней дневной продажи на срок выполнения заказа основным поставщиком в днях. Если основной поставщик или срок выполнения заказа не определены, то количество дней приравнивается к единице.
Не контролировать. Используется для отмены установленного ранее контроля значений точки заказа по какой-либо номенклатуре.
Для анализа и планирования необходимых закупок применяется отчет «Анализ точки заказа». В этом отчете показывается рассчитанное или зафиксированное значение точки заказа, минимальный страховой запас, текущий остаток товаров на складе, просроченное и ожидаемое поступление согласно заказов поставщикам, а также рекомендуемый объем закупки, который определяется как разница между значением точки заказа и фактического остатка. Дополнительно в отчете выводится информация о сроке доставки товаров основным поставщиком, который указан в элементе формы номенклатуры.
Одним из важных вопросов, возникающих при проектировании системы товароснабжения розничной торговой сети, является определение момента, в который нужно пополнять имеющиеся запасы товаров, чтобы не доп пустить перебоев в торговле. Для этого также рекомендуется использовать теорию управления запасами, в которой учитывается, что запас товаров в предприятии торговли (например в магазине) должен стекла даться из двух частей - текущего запаса, который должен расходоваться на покрытие спроса покупателей, и страхового запаса, необходимого для обеспечения продажи товаров в случае возможных задержек пополнения запасе в. При этом в такой системе для бесперебойности продажи товаров осуществляется пополнение товарных запасов путем завоза следующей партии товаров, заказ на которую нужно подавать в момент, когда п окруженный запас товаров приобретает своего минимального значения (так называемая точка заказая).
Точка заказа - это размер запаса, при котором подается заказ на завоз товара. Точка заказа определяется количеством товара, которая может быть реализована в течение времени, соответствует интервалу выполнения заказая.
При определении размера точки заказа следует учесть, что все многообразие систем управления запасами можно свести к трем основным типам, которые различаются между собой принципами пополнения запасов и способами обработки формации
Система с фиксированным размером заказа;
Система с постоянным уровнем запаса (с фиксированным интервалом заказа);
Система с фиксированным размером заказа и нижней границей размера запаса (так называемой Ss - система, или система двух бункеров)
простой (классической) системой управления запасами является система с фиксированным размером заказа работы этой системы заключается в том, что размер заказа является постоянной величиной (определяемой по формуле. Уилсона), а повторный заказ подается при уменьшении имеющихся запасов до определенного критического значения точки заказа. В такой системе момент подачи заявки (точка заказа) определяется с а формулойю:
а средний размер запасов составляет:
Графическое изображение типового процесса в системе с фиксированным размером заказа приведено на рис 97
. Рис 97. Типовая процесс в системе с фиксированным размером заказа: J - имеющиеся запасы, ед; t - время; 5-переменная интенсивность расходования запаса (соответствует объемам среднедневной реализации товаров). В - резе ервний запас; J-средний уровень запасов, и - момент подачи заявки, L - время доставки заказаення
Графическое изображение точки заказа и среднего размера запаса в модели с фиксированным размером заказа приведено на рис 98
. Рис 98. Точка заказа и средний размер запаса в модели с фиксированным размером заказа
Работа по этой системе связана с необходимостью ведения ежедневного учета запасов по каждому товару время для магазинов более удобной и традиционно используемой является система интервальной проверки запасов (в конце рабочей недели, во время пересменки бригад и т.д.). При этом расчет точки заказа можно проводить по видоизмененной формулею:
где и-интервал между проверками запасов
Система с постоянным уровнем запасов характеризуется тем, что в ней через определенные определенные интервалы времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки часть товаров было реал лизированной, то подается заявка на пополнение запаса, размер которого Q соответствует разности между максимальным запасом. М, к которому осуществляется пополнение запасов, и фактическим размером запаса в момент пе верку J.
Максимальный размер запаса в этой системе определяется по формуле:
а средний размер запаса - по формуле:
Графически работу системы с постоянным уровнем запаса отражено на рис 99
. Рис 99. Графическая интерпретация работы системы управления запасами с постоянным уровнем запаса (с фиксированным интервалом времени подачи заказа)
М-максимальный уровень запасов, от. В - резервный запас, от, и, 2,3 - размер заказа, ед; J - уровень запаса, от, и-продолжительность времени между проверками, дн; L - время доставки заказа, ; п - количество единиц товар товару
Система с фиксированным размером заказа и нижней границей размера запаса (система двух бункеров) - это система с постоянным размером заказа, в которой установлен нижний предел уровня запаса (пороговый запас с). Фактически эта система является сочетанием системы с фиксированным размером заказа и системы с постоянным уровнем заказа. При этой системе устанавливается максимальный уровень запаса. М и проводится расчет к точки заказа. Для расчета этих параметров используются формулыли:
Заказ подается в момент уменьшения запаса до порогового уровня (точки заказа); вместе с тем запас после подачи заявки продолжает расходоваться, поскольку заказанный товар завозится не сразу, а через определенный период, времени. Поэтому размер заказа должен определяться так, чтобы в нормальной ситуации за время выполнения заказа запас не опустился ниже страхового если не предсказуемо возр ьшиться спрос или же будет допущена задержка завоз следующей партии, то спрос должен удовлетворяться за счет страхового фондасу.
Эта система довольно часто называют системой двух бункеров, поскольку запас якобы хранится в двух бункерах - рабочем и резервном. Сначала спрос удовлетворяется за счет запасов рабочего бункера. Момент окончания запасов в нем есть точкой заказа, в которой поставщику полаеться заказ на пополнение запаса партией фиксированного размера. В настоящее время для удовлетворения используются запасы второго (резервного) бункера. В момент завоза следующей партии в этом бункере должен оставаться запас в размере, не меньше страховой. Получены товары расходуются сначала на пополнение резерв ного бункера, а затем их остаток используется для заполнения рабочего бункернкера.
Каждая из рассмотренных систем управления запасами может быть использована для оптимизации параметров товароснабжения с учетом характера спроса на товар, форм учета состояния запасов, уровня затрат управл ления запасами и др.. Вместе с тем независимо от выбранной системы управления запасами в основу создания эффективной системы товароснабжения розничной торговой сети должен быть заложен принцип непрерывного обновления и регулирование товарных запасов у магазинах.