Как в 1с 8.3 настроить журналы документов. Настройка колонок журнала. Краткая инструкция
Журнал регистрации в 1С 8.3 очень полезен тем, что в нем отображаются события, произошедшие в информационной базе с указанием времени, имени компьютера и пользователя и ссылки на изменяемые данные. При аутентификации пользователей в журнале так же создаются записи с указанием способа входа в программу. Данный механизм позволяет ответить на один из частых вопросов – кто последний вносил изменения в конкретный объект.
Где найти журнал регистрации в 1С 8.3? Через меню «Все функции» — «Стандартные» или, в типовых конфигурациях 1C, в меню «Администрирование» — «Поддержка и обслуживание».
Настройка журнала регистрации производится в режиме конфигуратора. В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка журнала регистрации».
Здесь настраиваются те события, которые будут отображаться в журнале регистрации.
Выбор первого пункта настройки позволяет не вести журнал регистрации вообще. Остальные настройки расположены по возрастанию их значимости. При большом количестве пользователей не рекомендуется регистрировать примечания, дабы не засорять базу.
При создании новой информационной базы по умолчанию устанавливается режим регистрации всех событий.
Просмотр и поиск записей
Когда вы откроете сам журнал регистрации, на первый взгляд может показаться, что та очень много информации и найти ее просто нереально. На самом деле это не так.
По умолчанию в журнал регистрации выводится по 200 записей. Отображение большого количества записей может негативно сказаться на работоспособности вашей программы или попросту она зависнет.
В форме списка журнала регистрации можно установить отбор и воспользоваться поиском. Поиск накладывается только на записи, которые уже отображаются (в данном случае последние 200 событий). Отбор же применяется ко всем записям.
Поиск осуществляется по выведенным данным в табличной части, поэтому при его использовании необходимо только указать колонку и данные, которые нужно найти.
Отбор позволяет отобрать данные по конкретным пользователям, именам компьютеров, событиям и т. п. Так же у вас есть возможность вывести записи журнала регистрации только по конкретным метаданным, данным (указывается ссылка на нужный объект, например, конкретный документ) и прочие настройки.
В данном примере приведены настройки журнала регистрации для отбора всех событий пользователя «Admin», начиная с 20.06.2017.
Где хранится файл журнала 1cv8.lgd
Место физического хранения журнала регистрации напрямую зависит от того, файловая база или клиент — серверная.
Файловая база
При данном режиме размещения, журнал регистрации находится в папке с самой базой. Место ее расположение можно узнать либо из списка баз, либо из справки «О программе».
Если перейти по данному адресу, вы найдете папку с именем «1Cv8Log». Именно тут расположены данные журнала регистрации в файле 1Cv8.lgd.
При необходимости переноса базы из одного места в другое можно скопировать так же и этот каталог, тогда данные журнала регистрации перенесутся вместе с базой.
При удалении данного каталога, журнал регистрации очистится.
Клиент-серверная база
В таком режиме все так же, как и в предыдущем, только данные журнала регистрации 1С хранятся на сервере. Чаще всего его место расположения следующее:
- C:\Program Files\1cv8\srvinfo\<место расположения информационной базы>\1Cv8Log
Оптимизация
Журнал регистрации при необходимости можно оптимизировать, особенно когда в базе происходит большое количество событий.
Одним из способов является рассмотренная выше настройка регистрации только определенных событий. Например, незачем отслеживать примечания, если они вам попросту не нужны.
В более старых релизах платформы в настройках журнала регистрации было доступно разделение журнала регистрации по периодам. Весь журнал можно было разделить на отдельные файлы с указанной периодичностью (день, месяц, год и т. п.).
Начиная с версии платформы 1С 8.3.5.1068, журнал регистрации хранится в файле базы данных sqlite с расширением *.lgd, и данная настройка стала недоступна. Данный способ хранения журнала регистрации значительно производительнее, чем старый.
Как уменьшить или удалить журнал регистрации в 1С
В случае необходимости частичной, либо полной очистки записей журнала регистрации в окне настроек нажмите на кнопку «Сократить». В появившемся окне укажите дату, до которой все записи должны удалиться. Так же удаляемые записи можно сохранить в файл на всякий случай.
Документы и журналы документов
В системе 1С Бухгалтерия информация о хозяйственных операциях совершаемых на предприятии может вводиться при помощи документов и сохраняться в журнале документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются журналы для их хранения.
В отличии от бухгалтерских операций, о которых речь пойдет далее, документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например, о выдаче денег из кассы.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать хранить в одном журнале документы нескольких видов. Причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того в системе 1С Бухгалтерия существуют общие журналы в которых отображаются все введенные в систему документы. Одним из важных, для бухгалтерского учета, свойств документов является их свойство автоматически формировать бухгалтерские операции, отражающие сответствующую жозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения документов. Документ не связан жестко с каким либо журналом. Набор документов отображаемый в том или ином журнале полностью определяется конфигурацией. Один и тот-же вид документов в 1С может отображаться в нескольких журналах. Кроме журналов формируемых на стадии конфигурирования в системе 1С Бухгалтерия существуют два предопределенных журнала: Полный и Прочие .
Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов и позволяет работать со всеми введенными в систему документами.
Журнал Прочие используется для отображения тех документов для которых в процессе конфигурации явно не указан конкретный журнал в котором он должен отображаться.
Окно журнала документов
Для вывода на экран журнала конкретного документа могут использоваться пункты главного меню, кнопки панели инструментов, кнопки выбора значений типа документ других форм. Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть используя пункт Журналы документов меню Операции главного меню программы 1С Бухгалтерия.
На экран будет вызван список журналов документов существующих в 1С. В этом списке, клавишами или мышью, следует выбрать наименование нужного журнала а затем нажать кнопку ОК . Окно с выбранным журналом будет вызвано на экран.
Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи.
Окно журнала документов в 1С представляет собой, в общем случае, таблицу имеющую четыре графы в колонке Дата , Время , Документ и Номер . Эти четыре графы,как правило, существуют во всех журналах.
Кроме них при настройке конфигурации можен быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода дополнительных реквизитов документов которые отображаются в данном журнале.
Состав граф, их взаимное расположение может быть изменено при настройке конфигурации. По значениям реквизитов, которые вводятся в основных и дополнительных графах журналов, можно осуществлять произвольный поиск.
Самая левая графа журнала служебная, в ней различными значками обозначается состояние документа (проведенный документ, непроведенный документ, документ помеченный на удаление).
Универсальный журнал документов предназначен для создания пользовательских журналов документов любых типов, любого состава и может использоваться в любой конфигурации 1С:Предприятия 8.1, 8.2 и 8.3 (толстый клиент). Для запуска обработки под 8.2, обработку необходимо открыть в конфигураторе для конвертации.
Журнал документов может быть сформирован как в виде списка, так и в виде двухуровневого дерева. При отображении журнала документов в виде дерева доступны группировки по дню, по месяцу и по первой графе из списка граф (например, по организации, по подразделению, по контрагенту, по ответственному и т.д.). Сейчас реализованы следующие режимы работы:
- В виде списка
- В виде дерева. Группировка по дням
- В виде дерева. Группировка по месяцам
- В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф
- В виде дерева. Группировка по виду документа
- В виде дерева с иерархией подчиненных документов
Гибкая настройка граф журнала позволяет пользователю видеть именно те данные, которые нужны в данный момент, а не только колонки, жёстко определённые в стандартных журналах документов. По числовым колонкам можно вывести итоги. Кроме этого можно изменить цвет фона, цвет текста или шрифт для строк по заданному пользователем условию (Условное оформление). Условия могут накладываться друг на друга, в этом случае лучше использовать разные способы оформления. Например, условие для не проведенных документов оформить цветом текста, а условия по организациям оформить цветом фона.
В графы журнала можно вывести значения свойств документов, если механизм свойств поддерживается в вашей конфигурации. Свойства могут быть выведены в журнал документов и в произвольный отчет. По свойствам могут выполняться отборы и сортировка. В режиме "4. В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф" по свойствам может выполняться группировка.
Кроме реквизитов и свойств документов в графы журнала можно вывести итоговые значения по числовым колонкам табличных частей документов. По этим колонкам также могут выполняться отборы и сортировка. В режиме "4. В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф" по итоговым значениям числовых колонок может выполняться группировка.
В журнал могут быть выведены дополнительные числовые колонки: "Количество документов" и "Количество строк" в табличных частях. По ним также могут расчитываться итоги.
Возможен показ на дополнительных закладках реквизитов шапки, табличных частей и движений текущего документа, а также открытие в качестве расшифровки ссылок. Т.е. если на закладке движения документа есть ссылка на справочник Контрагенты, то можно открыть форму этого элемента справочника, например, дважды щелкнув на ячейке левой кнопкой мыши в строке движения.
Для пользователей с административными правами доступна к использованию универсальная форма документа. Эта форма позволяет получить доступ ко всем реквизитам документа, в том числе и к тем, которые не выводятся на типовую форму документа.
Благодаря возможности сохранения настроек в файлы пользователи могут обмениваться сохранёнными настройками даже между различными базами, если входящие в журнал документы имеют в этих базах одинаковую структуру. При этом можно сохранять как настройки журнала, так и настройки расположения колонок для табличных полей расположенных на закладках.
Для текущего документа можно вывести схему подчинённости документа и отчёт по движениям документа.
На базе схемы компоновки данных отображаемый список документов может быть выведен с любыми пользовательскими настройками как простой реестр или как полноценный произвольный отчёт (в том числе с диаграммами и сводными таблицами).
Также для документов в универсальном журнале может быть сформирован реестр документов по фиксированному макету или с использованием .
В универсальном журнале реализована мощная поисковая подсистема, которая позволяет выполнить следующие действия по найденным документам:
Спозиционироваться на найденный документ в журнале
Установить отбор в журнале по списку найденных документов
Выделить в журнале найденные документы жирным шрифтом
Сейчас реализованы следующие режимы поиска документов:
Поиск по номеру документа или по части номера
Полнотекстовый поиск по всем реквизитам документа, которые включены в индекс полнотекстового поиска
Бонус - Поиск контрагента по контактной информации (подробнее в конце публикации)
Дополнительный фильтр в настройках "Обрабатывать только ранее введенные в базу данных документы" позволяет значительно упростить работу с настройкой журнала документов и поднять скорость работы универсального журнала документов.
При первом запуске журнал не настроен. Для отображения данных в журнале необходимо выполнить настройку журнала.
Данная разработка сделана на основе типового отчета из конфигурации УПП и является некоторым развитием идей реализованных в и описанных в комментариях к той публикации. Не знаю к сожалению или к счастью, но в связи с использованием двухуровнего дерева от обработок, взятых за основу, почти ничего не осталось, только некоторые идеи.
Буду рад комментариям с конструктивной критикой, пожеланиями и замечаниями.
Совместимость с сохраненными настройками для версии 2.х
Настройки версии 3.х не являются полностью совместимыми с версией 2.х. При использовании в версии 3.х настроек, сохраненных в версии 2.х, итоги в группировках по суммовым колонкам рассчитываться не будут. Для исправления необходимо открыть форму "Настройка универсального журнала документов" и нажать "ОК". После этого настройка будет сконвертирована под версию 3.х, теперь можно сохранить измененную настройку - итоги будут рассчитываться.
Совместимость с сохраненными настройками для версии 3.х
Настройки версии 3.х могут использоваться в версии 2.33.0.1. При этом, если в настройках были использованы не поддерживаемые версией 2.х реквизиты или свойства, то колонки в журнале будут выведены не заполненными.
Настройка колонок журнала. Краткая инструкция
Для настройки колонок журнала в окне настроек есть два способа.
Способ 1. Он сработает в том случае, если есть одинаково называющиеся графы у всех выбранных документов. В этом случае порядок действий следующий:
2. Нажать "Заполнить" и "Заполнить автоматически все общие графы".
Способ 2. Он подойдет для описания конкретной графы журнала, например, "Контрагент" или "Сумма документа". В этом случае порядок действий следующий:
1. Выбрать виды документов для журнала;
2. В дереве реквизитов найти реквизит в одном из документов, например, "Сумма документа" и выбрать его (нажать дважды левую кнопку мыши или Enter);
3. В версии 2.х в панели инструментов выбрать "Установить флажки" и "Отметить для всех документов по имени текущего реквизита". В версии З.х этот пункт выполнять не нужно
Инструкция в виде мастер-класса - делай как я.
Бонус - Поиск контрагента по контактной информации
На отдельную публикацию пожалуй не тянет. Поэтому выложил сюда. Поиск выполняется по представлению всех видов контактной информации относящейся к контрагентам. Найденные контрагенты выдаются в виде списка. Бонусный файл находится .
Про значок
Про проведение документов
Есть универсальный журнал документов, есть универсальный отчет. Что ещё нужно в работе?
Могут очень пригодиться обработки по проведению документов и управлению итогами и последовательностями.
Мы познакомились кратко с объектом 1С документ, с помощью которого ведется учет в 1С.
В этом же уроке мы упоминали про журналы 1С, которые помогают работать пользователю с документами.
Журналы позволяют объединить несколько документов по одной теме в один список.
Например, на складе товар привозят (оприходование) и увозят (отгрузка, реализация). Это два разных документа. Пользователю было бы неудобно работать в двух разных списках.
Журнал позволяет объединить оба документа в один список. Совершенно понятно, что журнал – это чистый интерфейсный объект только для удобства пользователя.
Журнал показывает общие (одинаковые) поля которые есть у разных документов.
Подробнее про журналы..
Зачем нужны Журналы 1С
Работа с документами построена на времени. Одна операция происходит раньше другой (сначала покупка, потом продажа). Если перепутать порядок, то система будет ругаться.
Каждый документ имеет свой список. При работе с кучей списком не прозрачна связь этих документов на основе линии времени. Общий список документов явно показывает порядок документов.
Журнал 1С позволяет решить эту проблему, объединив разные документы в единый список. Обычно делают журналы 1С по подсистемам (областям учета, рабочим местам). Например: журнал складских документов, журнал кассовых документов, журнал банковских документов и так далее.
Универсальный журнал документов 1С
Есть попытки сделать универсальный журнал документов 1С (есть во многих конфигурациях). Однако это неверный путь. Это связано с техническими ограничениям.
У каждого документа своя таблица в SQL. Общий журнал работает с несколькими таблицами. Чем больше таблиц – тем медленнее он работает. Кроме того есть ограничения по максимальному количеству таблиц (256, у некоторых версий SQL, самых популярных).
При первом открытии универсального журнала документов 1С, нажмите кнопку Состав.
Выберите нужные документы. Не выбирайте все документы – журнал будет работать очень медленно.
Заполните общие графы (колонки журнала) по умолчанию.
Так выглядит результат – универсальный журнал документов 1С.
Как выглядят Журналы 1С
Журнал – это список документов разных видов. С виду он не отличается от обычного списка. Однако у него есть колонка «Вид документа».
При создании нового документа в журнале 1С спросит – какой вид документа Вы хотите создать.
Настройка и разработка Журналов 1С
Создать новый журнал 1С или изменить существующий можно в конфигураторе. Общая методика работы такая же, как с другими объектами 1С, что было рассмотрено в предыдущем уроке.
Журналы 1С находятся в ветке конфигуратора «Журналы документов».
Суть создания журнала – это:
- указать список документов, которые в него входят
- указать какие одинаковые реквизиты выбранных документов будут выводиться в колонки.
Основные особенности Журналов 1С, по закладкам:
