Универсальный список bitrix данные crm. Битрикс КП. Копирование универсальных списков и бизнес-процессов. Модуль «Универсальные списки»
Попытайтесь ответить на следующие вопросы:- Сколько стоит отдать счет в оплату?
- Какой объем средств компании затрачивается на «бумажную» работу?
- Какова стоимость оформления заявления на отпуск?
Время уходит на рутину
Эти вопросы могут вызвать недоумение. Но давайте подумаем. Помимо выполнения прямых обязанностей, сотрудники вынуждены тратить свое рабочее время на оформление документации: заявлений, отчетов, справок, различных бланков. Это приводит к снижению эффективности труда, что негативно влияет на деятельность предприятия.Проанализировав ситуацию, получаем весьма неутешительный вывод: значительная часть рабочего времени расходуется не по целевому назначению. А ведь затраченные часы могли бы быть использованы на получение дополнительной прибыли, привлечение новых клиентов.
Как стать эффективными и экономить на ежедневной работе?
Чем полезна автоматизация бизнеса?Современные программы для оптимизации бизнес-процессов концентрируют внимание персонала на выполнении текущих задач, скорейшем достижении конкретного результата. Система предоставляет руководителю полную информацию о действиях каждого сотрудника предприятия, помогает распределять рабочее время согласно целям и приоритетным направления деятельности компании.
Как в этом может помочь Битрикс24?
Битрикс24 – это простая и удобная система, обеспечивающая четкое управление бизнес-процессами в любой организации. Сервис используется как мощная программа для построения бизнес-процессов: оплата выставленных счетов, учет внутренней и исходящей документации, оформление заявлений, накладных и т.д. Теперь эти операции не будут занимать лишнее время. С помощью настроек можно откорректировать работу системы согласно внутреннему распорядку и режиму работы. 
Гибкая настройка любых бизнес-процессов
В Битрикс24 можно работать как со стандартными операциями, так и настраивать собственные. Технология drag&drop позволяет редактировать описания, запускать их в работу, назначать ответственных сотрудников.Все управление осуществляется через соответствующую вкладку. Здесь содержатся подробные сведения о ходе выполнения задач и перечень всех выполненных работ. Если статус задачи поменялся, то соответствующая информация отобразится в «Живой ленте» пользователей и сервисе оповещений.
Простая автоматизация и управление
Никогда прежде автоматизация бизнеса не была настолько доступной.Битрикс24 не ограничивает количества сотрудников, принимающих участие в запланированном действии. Пользователю доступна встроенная последовательность согласований с возможностью добавления дополнительных условий – обязательных полей или документов. Работать с программой для построения бизнес-процессов стало еще удобнее!
Бизнес-процессы больше никогда не будут занудством!
С Битрикс24 управление бизнес-процессами выходит на принципиально новый уровень. Разобраться в настройках сможет каждый – для этого не нужно обладать глубокими знаниями в сфере информационных технологий.Все запланированные действия становятся доступны сотрудникам в «Живой ленте», а «запуск» осуществляется в пару кликов. Больше не нужно беспокоиться о визировании документов – все уже настроено и готово к работе.
Возникла спорная ситуация? В комментариях под каждым уведомлением вы можете вместе с коллегами обсудить все нюансы и выработать правильное решение проблемы. Это положительно сказывается на взаимодействии различных отделов и не тормозит работу компании.
Автоматизация процессов – не только сокращение издержек, но и прямая выгода!
Внедрение Битрикс24 позволяет не только сэкономить рабочее время, но и увеличить количество продаж через программу для бизнес-процессов. CRM-система предоставляет возможность настроить алгоритм распределения лидов среди сотрудников профильного отдела.Модуль «Универсальные списки»
Главная особенность модуля в том, что он позволяет создавать всевозможные списки прямо из публичной части сайта. Не заходя в «админку», вы создадите свои справочники, перечни, реестры и тому подобное и заполните их данными. Делать это - создавать интерфейс и настраивать
внешний вид списков вы будете с помощью удобных визуальных инструментов . А, включив в настройках модуля поддержку Бизнес-процессов , вы организуете и упорядочите коллективную работу со списками.
| Возможности модуля:
|
Гриды + Информационные блоки
Модуль «Универсальные списки» является надстройкой для Инфоблоков , организован в виде публичного комплексного компонента и использует стандартные возможности Гридов . Это позволяет создать унифицированный интерфейс - с одними и теми же настройками для пользователя и функциональными возможностями. Такой универсальный интерфейс позволяет решать множество задач по сопровождению данных в публичном разделе.
Модуль работает с указанным типом Информационных блоков, и по умолчанию в настройках компонента этот тип носит название «Список» . Это означает, что все Инфоблоки, которые вы создадите в этом компоненте, будут добавляться в этот, указанный вами тип. Также в параметрах компонента кроме типа инфоблоков, в которых будут храниться списки, задаются адреса всех страниц интерфейса универсальных списков.
Создание интерфейса списков
Чтобы начать работать со списками, нужно создать тип Инфоблока
, с которыми будет работать компонент «Универсальные списки» (например «Списки»), создать на сайте страницу; разместить на странице этот комплексный компонент, выбрать в нем созданный тип инфоблока («Списки») и приступить к работе по их наполнению.
В настройках модуля «Универсальные списки» для созданного типа Инфоблоков необходимо указать группы пользователей, которые смогут работать и управлять нашими универсальными списками. Допустим, для Администратора можно задать, что он может изменять и добавлять разделы и элементы списков. И точно так же можно предоставить одно из этих прав другим группам пользователей, например, сотрудникам компании.
После этих несложных действий вы получаете полноценный интерфейс для работы со списками, а вся дальнейшая работа с ними выполняется целиком в публичном разделе.
Настройка списков
Создавать и редактировать списки, его разделы, элементы и свойства вы будете в публичном разделе сайта. На той странице, где размещен и настроен комплексный компонент «Универсальные списки», вы можете сразу же добавлять новые списки и немедленно приступать к их наполнению. По сути, вы создаете те же Информационные блоки, только теперь не в «админке», а прямо на сайте, и тут же видите их на странице. Например, добавляя в публичном разделе новый список «Партнеры», вы добавляете новый Инфоблок с таким же названием.
В этом списке-инфоблоке вы можете настроить подписи , надписи к элементам и разделам списка. К примеру, если речь идет о списке партнеров, то «Добавить элемент» нужно переименовать в «Добавить партнера». Как владелец списка, вы можете сразу же определить доступ к своему списку: какой-то группе - чтение, какой-то - изменение элементов. Таким образом, будет сразу же определен и настроен порядок коллективной работы с создаваемыми списками.
Кроме подписей и прав в списках можно настраивать поля . Делать это вы будете точно так же, как до этого делали в административном разделе - в Инфоблоках. При этом сможете добавлять не только стандартные поля - такие как «Название», «Дата активности», так и свойства Инфоблока - такие как «Число», «Дата», «Файл», «Привязка к элементам Инфоблока». Также задаются значения по умолчанию и используются разделы Инфоблока.
Таким образом вы вы сможете очень гибко настроить свой список, добавляя в него только те поля, что вам нужны. И сразу же начнете вести на сайте этот список, скажем, реестр каких-то документов. Модуль «Универсальные списки» использует стандартные возможности Гридов - это значит, что он поддерживает сортировку и фильтрацию элементов, форму редактирования элементов и групповое изменение\удаление.
Списки + Бизнес-процессы
Модуль «Универсальные списки поддерживает встроенные Бизнес-процессы . Чтобы эта возможность - запускать Бизнес-процессы - появилась в ваших списках, вы должны ее включить. Выполняется такое подключение в административном разделе - в свойствах Инфоблока, с которым работают ваши списки.
Включение бизнес-процессов
С использованием бизнес-процессов вы можете организовать на списках серьезную и слаженную коллективную работу над каким-то отдельным проектом. Как пример, задействовать в реестре входящих документов свойство Счетчик, что позволит автоматически нумеровать все документы. И можно будет открыть бизнес-процесс, который отправит, конечный документ допустим, на исполнителя, который будет как-то реагировать на этот документ.
Примеры использования списков
Модуль «Универсальные списки» включен в 2 старшие редакции «1С-Битрикс: Управление сайтом» - «Бизнес» и «Веб-кластер». Конечно же, вы сможете использовать их функционал для ведения списков какого-то внутреннего порядка. Возможно, это будут списки контактов с клиентами. Ваши списки будут использоваться, к примеру, для создания закрытых разделов для бизнес-партнеров. Партнеры смогут в этом случае вести на этой, защищенной и отдельной веб-площадке, свои конфиденциальные списки . То есть, вы можете организовать дополнительные сервисы для различных групп пользователей вашего сайта.Допустим, у вас будет потребность организовать прием веб-форм на сайте от бизнес-партнеров. При этом, вы, конечно же, не захотите предоставить доступ к административной части посторонним пользователям. Готовый механизм «Универсальных списков» как раз и позволяет уже имеющийся Инфоблок с большим объемом накопленных данных представить в «публичке» и дать партнерам возможность искать по нему, фильтровать информацию. То есть, партнеры будут только работать с данными списков и добавлять в них записи.
Модуль «Универсальные списки» - это практическое решение «Гриды + Инфоблоки» . С помощью этого решения вы можете настроить на сайте работу с самыми разнообразными списками - с любыми данными, с любым их источником. Задействованная в модуле технология Гридов с успехом позволяет это делать - создавать FAQ, справочники и базы знаний, списки контрагентов, структурированные архивы, библиотеки, файловые хранилища и другое.
Универсальные списки – модуль Битрикс24, позволяющий представлять информацию в виде структурированных списков. При этом нет необходимости заходить в админпанель, чтоб создать свой интерфейс или настроить внешний вид списка. Набор удобных визуальных инструментов Битрикс24 списки позволяет создавать реестры, справочники или перечни и заполнять их информацией.
Модуль «Универсальные списки» - это:
Возможность работы со структурированными данными и их хранение;
Создание произвольных хранилищ, с любой иерархией;
Удобная и эффективная фильтрация;
Возможность коллективного редактирования;
Установка прав доступа с определенными ограничениями и без них;
Возможность использования для перечня вопросов, справочников, библиотек, хранилищ файлов, архивов и т.д.;
Для создания списков необходимо иметь права администратора. Все пользователи Битрикс24 вашей компании имеют доступ к универсальным спискам, когда они находятся в разделе «Компания». Можно расположить их в рабочей группе – тогда пользоваться ими будут только члены группы, а создавать их – только владельцы групп. Чтобы пользователи могли просматривать или изменять список, нужно определить их права доступа в закладке «Доступ».
Создание списка
Для создания списка зайдите на контекстную панель страницы «Списки» и нажмите кнопку создания нового. Откроется форма «Новый список» с настройками, правами доступа и закладкой «Подписи». Заполните все обязательные поля. При необходимости можно настроить поддержку бизнес-процессов – в том случае, если список требует использования бизнес-процессов – установите флажок.
Закладка «Подписи» очень облегчает работу сотрудникам – например, если создается список арендаторов, то вместо «элемент» будет автоматически указываться «арендатор», вместо «раздел» - «группа арендаторов».
Обратите особое внимание на закладку «Доступ» - при отсутствии прав доступа к определенному списку пользователи не будут видеть на странице списков. Есть возможность отказать в доступе ко всему списку или отдельным его элементам, дать сотруднику право чтения, просмотра в админпанели, добавления, изменения либо установить полный доступ к списку. Кроме того, в разделе есть кнопка «Добавить», позволяющая изменять уже установленные права доступа.
Битрикс24 Универсальные списки - это возможность структурировано представить любую информацию. Привязка списков к бизнес-процессам позволяет автоматизировать различные потребности вашей компании.
Списки - удобный инструмент хранения информации с собственной структурой и полями. Кроме того, списки можно автоматически обрабатывать с помощью бизнес-процессов.
Создавать списки может только администратор.
Перейдите на страницу Списки и нажмите Создать новый .
Настройки
Во вкладке Настройки укажите название списка и его описание.
Введите значение сортировки. Чем ниже она будет, тем выше располагается список среди остальных. Добавьте картинку для вашего списка.
Если планируется использовать бизнес-процессы в работе списков, то активируйте опцию Включить поддержку бизнес-процессов .
Подписи
На закладке Подписи можно задать собственные название элементов и разделов списка. Например, если создается список Поставщики, то стоит заменить слово элемент на поставщик, а слово раздел - на группа поставщиков, и т.п.
Доступ
С помощью кнопки Добавить выберите нужную группу или конкретного пользователя, для которых хотите поменять права доступа и установите их.
- Нет доступа - список даже не будет виден.
- Чтение - даёт возможность только просматривать список.
- Просмотр в панели - просмотр элементов списка.
- Добавление - можно добавлять элементы в список.
- Добавление в панели - можно добавлять элементы в список и просматривать их.
- Изменение - допускается добавлять элементы и изменять список, а также запускать бизнес-процессы по элементам списка.
- Изменение с ограничениями - запрещено добавлять и удалять разделы элементов. В остальном все те же действия что и для прав на Изменение.
- Полный доступ - устанавливается полный уровень прав доступа к списку.
На данный момент мы проводим внедрение Битрикс24 одному крупному клиенту. И последнюю неделю мы занимаемся тем, что внедряем в жизнь предприятия учет различных документов с применением универсальных списков в Битрикс24.
Хочется рассказать поподробнее о таком замечательном инструменте как универсальные списки.
Для того, чтобы было максимально понятно, что они из себя представляют скажу, что данный клиент учитывал все эти моменты до Битрикс24 в MS Excel. Все примерно понимают функционал Excel, если рассматривать его не для вычисления каких-то сложных формул, а как журнал регистраций. Часть информации заполняется как текстовая строка (пиши что хочешь), часть рассчитываться как счетчик (номер по порядку), что-то выбирается из заранее подготовленного списка. Весь этот функционал excel присутствует и в универсальных списках Битрикс24.
Важно подметить, что число списков не ограничено, один вы можете предназначить для договоров, другой для выданных сим-карт сотрудникам для корпоративной связи, третий для реестра материальных ценностей, которые числятся в вашем офисе (например, столы, стулья, компьютеры и т.д).
Один из списков нашего клиента мы посвятили учету договоров с контрагентами.
Итак, универсальный список представляет собой перечень элементов, каждый из которых состоит из полей. Проще говоря, каждый элемент — это договор (в случае нашего клиента), а поля этого элемента — это важная информация о договоре, его номер, наименование контрагента, с которым заключен этот договор, сумма, ответственные лица и т.д. Конкретно у этого клиента реестр договоров состоит из таких полей:
- № договора (текстовое поле, в которое вносится номер договора, присвоенный ему при создании);
- дата договора (при редактировании этого поля раскрывается календарь, в котором вы можете выбрать нужную дату);
- префикс договора (префикс договора присваивается в зависимости от того, на какой продукт заключается договор, и при редактировании предлагается выбрать его из списка префиксов);
- № доп. соглашения (при редактировании вводится число);
- скан. копия договора (прикрепляется файл в любом формате, содержащий копию договора на бумажном носителе);
- Компания (при редактировании предлагается выбрать компанию из тех, которые уже имеются в CRM системе, либо добавить новую компанию, а при просмотре появляется ссылка на карточку компании в CRM).
Это далеко не полный список полей, которые применяются в данном реестре договоров. Есть и сотрудники, которые каким-то образом касаются этого договора, их необходимо выбирать из списка сотрудников портала Битрикс24. Поле «Кем создано» заполняется автоматически при создании нового элемента.
На рисунке выше вы видите реестр договоров нашего клиента. Все поля, которые нам важно видеть в таблице мы выводим через специальное меню. Это позволяет оперативно получать нужную нам информацию о договорах, которые мы заключили, фильтровать, получая те договора, которые интересуют сейчас и, если информации из таблицы нам будет не достаточно, мы можем зайти в элемент и получить ее там.
Также важным моментом является то, что, как и в других разделах портала, есть возможность гибко прописывать права доступа как к списку в целом, так и к каждому элементу отдельно.
Подытоживая хочется сказать, что общее количество таких списков у нашего клиента составило 10 штук. В них он планирует учесть все необходимые для бизнеса моменты. Они всегда будут под рукой у тех специалистов, которым нужна эта информация. Это позволит полностью отказаться от excel, который обладает недостатками для организации такой работы. Доступ к файлу excel (он доступен только по локальной сети, он доступен тем, кому возможно этот доступ не нужен, а если наложить пароль на файл, его необходимо помнить, в противном случае все данные будут потеряны), поиск файла (если все вести в excel, со временем файлов становится очень много и какой именно файл нужен при той или иной ситуации иногда понять бывает не просто), файл легко удалить. Всех этих недостатков лишены универсальные списки в Битрикс24.
После внедрения этого инструмента в работу нашего клиента, мы решили провести опрос среди сотрудников этого предприятия. И встретили неподдельные положительные эмоции. Специалисты, которым приходилось по роду деятельности работать в списках, дали только положительные отзывы, отмечая удобство доступа, удобство использования. Один из самых популярных моментов оказался тот, что информация о договоре доступна не только из самого списка, но и из карточки контрагента всегда можно ознакомиться со списком договоров, которые заключены с ним.