Создание отчета в режиме Конструктора. Дополнительные сведения о панели списка полей
Если внимательно присмотреться к отчету Access, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список:
* названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;
* информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
* некоторые подписи следует заменить более понятными;
* поле Дата слишком коротко, оно не вмещает дату в длинном формате. Давайте исправим указанные недочеты в конструкторе отчетов.
1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор .
Рис. 18.15. Конструктор отчетов Access
В схеме отчета (рис. 18.15) присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
2. Щелчком выделите надпись Фамилия.
3. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.
ТАБЛИЦА 18.2 . Разделы отчета
| Раздел | Назначение |
| Заголовок отчета | Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
| Верхний колонтитул | Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Заголовок группы КодКонтакты | Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля КодКонтакты (то есть того поля, по которому назначена группировка) |
| Область данных | Основные данные отчета |
| Нижний колонтитул | Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Примечание отчета | Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
4. Повторяя шаги 2 и 3, удалите из раздела Заголовок группы Код_Контакты надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.
5. Щелкните на горизонтальной линии, расположенной ниже поля Назвакие Компании, правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать .
6. Аналогичным приемом удалите три оставшиеся линии раздела Заголовок группы Код_Контакты. Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.
7. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул и Заголовок группы Код_Контакты, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.
8. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.
9. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.
10. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью за маркер верхнего левого угла либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.16.
Рис. 18.16. Перемещение надписей между разделами отчета Access
11. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.
12. Описанным выше приемом измените текст подписей Название Компании и Рабочий Телефон соответственно на Компания и Телефон.
13. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код_Контакты, разместив их в две строки. Фамилия и имя - в первой строке, а остальные три поля - во второй.
14. Щелкните правой кнопкой мыши на жирной линии, расположенной в разделе Заголовок отчета. Выберите в контекстном меню команду Копировать .
15. Щелкните на заголовке раздела Заголовок группы Код_Контакты и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить в этот раздел дубликат линии.
16. Нажимая клавиши Ctrl+V, переместите линию вниз, под вторую строку полей данных.
17. Снова нажмите Ctrl+V, добавив вторую линию вдоль верхнего края раздела.
18. Перетащите заголовок раздела Область данных вверх, убрав излишнее пустое пространство.
19. Щелчком выделите поле Дата. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.
Рис. 18.17. Модифицированная структура отчета Access
20. Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.17.
21. С помощью команды Вид > Предварительный просмотр переключите отчет в режим вывода данных. В новом варианте, показанном на рис. 18.18, информация размещается намного компактнее.
22. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да .
Примечание В нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета Access.
Рис. 18.18. Просмотр нового варианта отчета Access
Все отчеты сотрудника
Сотрудники оперативно получают обратную связь для улучшения своей работы. Инструмент делает прозрачными отчетность на всех уровнях компании и позволяет быстро увидеть проблемные участки и использовать отчеты для выработки KPI сотрудников и отделов.
С помощью этого универсального построителя отчетов сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде.
Типовые отчеты
4 готовых типовых отчета по задачам и 8 типовых отчетов для CRM . При первом обращении сотрудника к сервису создания рабочих отчетов система сообщает, что у него нет ни одного сконструированного отчета и предлагает создать типовые отчеты.
Вы можете использовать в компании эти готовые отчеты или взять их за основу для своих новых отчетов, изменив настройки и сохранив под другим именем.
Редактирование
типового отчета
Создание нового отчета
Создание нового отчета
Отчет строится
автоматически
- достаточно его один раз создать и настроить. При создании нового отчета вы вводите его наименование, задаете отчетный период (временной интервал, неделя, месяц и т.д.), настраиваете колонки отчета (их название и что в них должно выводиться), выбираете, по какой колонке сортировать отчет, задаете параметры фильтра (например, ответственным должен быть Иванов, а приоритет задач должен быть важным) - и создаете отчет, нажимая соответствующую кнопку. Конструктор позволяет предварительный просмотр отчета - вы можете тут же поправить свой отчет и обновить предпросмотр.
Список отчетов сотрудника
Интеграция с Задачами
Универсальный конструктор отчетов интегрирован с проектами и задачами и позволяет оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам. С помощью конструктора формируются отчеты на всех уровнях: для каждого сотрудника, рабочей группы или подразделения.
В поставку продукта включено 4 готовых типовых отчета
по задачам. Эти отчеты можно использовать в компании «как есть» или создавать на их основе новые.
4 типовых отчета:
- Задачи на месяц
- Отчет по эффективности
- Задачи за прошлый месяц
Типовые отчеты
Обычный сотрудник строит отчет только по своим задачам. Он может посмотреть свои данные по эффективности и сравнить с итоговыми результатами своего подразделения. Руководители подразделений - строят отчеты по задачам всех проектов, которые находятся в их ведении, директор - по всем задачам, в любом разрезе, начиная от сотрудника и отделов до всей компании.
Руководитель, к примеру, может сформировать сводный, суммарный отчет и оценить, как работает в целом компания, какое-то подразделение, отдельная группа, сотрудник в отдельном секторе или проекте. Критерии оценки могут быть разными для каждой компании и даже в разрезе ее подразделений - где-то важны сроки выполнения задач, где-то - их качество, а где-то - количество. Поэтому и сами отчеты должны быть для вашей компании индивидуальными
- универсальный конструктор позволяет это сделать.
Отчеты - «обратная связь»
Руководителю нужно знать, что происходит в компании, и точно так же сотрудникам важно знать, что их работу оценили, заметили, как хорошо она выполнена. Анализ построенных с помощью конструктора отчетов поможет руководителю оценить «узкие» места в бизнес-процессах, например, определить где задачи выполняются с низким качеством и установить причины этого (провести тренинги в компании, замотивировать сотрудников). И, наоборот, раздать за хорошую работу вознаграждения, премии, благодарности. Таким образом, отчеты позволяют не только контролировать исполнение и достижения организации, но и выявлять те стороны деятельности, которые нуждаются в развитии.
Отчеты изменяются в реальном времени , в зависимости от хода выполнения задач. Так, каждый сотрудник видит, сколько всего на нем задач, сколько из них находится в работе, выполняется, принято или просрочено. И каждый сотрудник может сам оценить, насколько эффективно он справляется с работой. Например, построить отчет «Что я сделал за месяц?», представить его руководству и просить повышения по службе. Или, наоборот, при плохих показателях, записаться на курсы и тренинги, чтобы повысить свой уровень.
Главное то, что сотрудник, взглянув на построенные им же отчеты, видит свои показатели, стремится их повышать, понимает, как стать эффективней и полезней для компании. Все задачи теперь «на виду» у компании.
Интеграция с CRM
CRM интегрирована с Универсальным конструктором отчетов . С помощью конструктора вы можете самостоятельно создавать разнообразные отчеты для анализа сделок в CRM. Кроме того, CRM содержит 8 типовых отчетов . Вы можете сразу же использовать в работе эти готовые отчеты или взять их за основу - как шаблоны при конструировании собственных отчетов.
Типовые отчеты в CRM:
- Объем сделок по менеджерам
- Объем сделок по контактам
- Доходность по компаниям
- Объем сделок по компаниям
- Выигранные сделки
- Просроченные сделки
- Ожидаемые продажи
- Доходность по товарам
- Распределение незавершенных сделок по стадиям
Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, удобный именно для вас.
Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу, откуда брать информацию, и можно создавать разнообразные отчеты.
Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь инструкцией, как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).
При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера можно обмениваться своими созданными отчетами и загружать новые).
Как сделать отчет?
Добавление нового отчета.
Нажать кнопку Добавить (+)
Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:
Вкладка 1 - Главные настройки
В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.
Шаг 1. Ввести название отчета
Шаг 2. Выбрать модуль, в котором будет отображаться отчет.
Отчет можно сделать доступным в любом модуле программы, по кнопке "отчеты".
Выберите в выпадающем списке модуль, в котором будет доступен просмотр. По умолчанию стоит вариант "Все модули".
Шаг 3. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.
В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Медкарты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.
“Все поля” состоит из трех колонок: Модуль - здесь отображается, из какого модуля программы будут взяты данные. Таблица - здесь отображается, объект или операция, по которой будут выводиться данные. Поле - значение в колонке “поле” обозначает конкретные данные, которые будут отображаться в отчете. Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. При введении в него искомого значения поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.
Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”. Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>”, которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.
Шаг 4. Настроить сортировку, группировку и названия полей
После того как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.
Таблица “Поля отчета” состоит из колонок: Модуль, Таблица, Поле - значения в этих полях аналогичны колонкам в “Все поля”, обозначают участок программы, из которой будут взяты данные. Сортировка - в этой колонке можно установить сортировку данных поля. Для этого нажмите по пустой области в колонке, в поле, которое нужно отсортировать, Группировка - данные группируются Функция группировки
Настройка сортировки Выберите одно из значений по “Возрастанию” (сортирует А-Я) или “Убыванию” (сортирует Я-А). Число возле значения означает приоритет сортировки. Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва будет отсортировано поле, у которого число возрастания меньше.
Настройка группировки Группировка - после установки галочки в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.
Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни” в отчете отображается отдельной строкой. Группировка не выставлена:
После установления галочки группировки в поле “Название группы” товары, которые относятся к этой группе, объединились в одну строку. Группировка выставлена:
Функция группировки Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.
При одном нажатии на название поля можно его изменить:
Шаг 5. Добавить фильтр отчета
Вкладка 2 - Фильтр
В этой вкладке можно прописать все условия для фильтрации данных в отчете.
Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.
Чекбокс «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.
Вкладка 3 - Вложенности
Шаг 6. Добавить условие для вложенности (не обязательно)
Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Двойной клик по ячейке «Поле» и выбрать желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.
Шаг 7. Просмотр данных отчета
После того как все шаги пройдены и отчет создан, можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel
Настройка доступа к отчету
Вкладка 4 - Доступ.
Просматривать и редактировать отчет могут те, пользователи, которые указаны в Настройках - Настройки доступа в модуле Конструктор отчетов. Но есть еще дополнительная индивидуальная настройка для просмотра каждого отчета. Она находится в редактировании отчета во вкладке Доступ.
Если нужно указать определенный круг лиц, которые могут просматривать и/или редактировать этот отчет, нажмите галочку "Приватный отчет" и выделите сотрудников из списка пользователей.
Как добавить фильтр в конструктор отчетов? Правила добавления фильтра в конструктор отчетов.
Чтобы добавить фильтр в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Фильтр, нажмите кнопку Отредактировать фильтр.
В появившемся окне добавить условие для фильтра:
Ни рис. пункт 1 - Добавление критерия. После нажатия на кнопку «+» вы сможете заполнить данные для нового критерия.
Пункт 2. Между несколькими критериями можно выбрать одну из логических операций И/ИЛИ. При выборе операции И между критериями данные в ваш отчет будут попадать при обязательном соблюдении двух критериев. К примеру, можно выбрать всех клиентов из города Краснодар и баланс которых меньше чем 0. Выбирая операцию ИЛИ между критериями, вы выбираете данные, которые соответствуют любому из критериев.
3. Выбор оператора. Оператор позволяет наиболее точно отразить критерий, для числовых полей и полей с датами есть возможность указывать арифметические операции больше либо меньше, для некоторых полей есть возможность задавать параметры через запятую, указывая несколько значений, по которым можно отфильтровать.
4. Значение в это поле в зависимости от оператора необходимо ввести желаемое значение для фильтрации отчета.
5. Галочка «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.
6. Паттерн - наверное, самое сложное для понимания место. Паттерн задает, в каком порядке программа будет рассматривать логические операторы между критериями. На данной картинке Паттерн имеет следующий вид «((1 и 2) или 3)». Это означает, что программа найдет все товары, у которых Категория не пусто ИЛИ проверит обязательность выполнения критериев 1 и 2. Если мы изменим паттерн, к примеру, вот так «(1 и (2 или 3))», то программа найдет обязательно всех клиентов, у которых город не Краснодар, и есть выполнение любого из критериев 2 или 3.
Как настроить вложенности в конструкторе отчетов?
Чтобы настроить вложенность в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Вложенности.
Вложенности в Конструкторе отчетов служат для более наглядного отображения сгруппированных данных.
Настройки вложенности связаны с настройками полей из вкладки «Главные настройки». Настраивать вложенности можно по полям, по которым стоит группировка.
Если вложенность создается по полю с типом дата, то доступна группировка данных по дням, неделям, месяцам, годам. В остальных случаях группировка производится по уникальному значению.
Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Дважды кликните по ячейке «Поле» и выберете желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.
Пример вложенности на основании выбранных полей отчета:
Затем переходим во вкладку вложенности и добавляем вложенность по Дате, значение - День:
Если добавить еще одну вложенность по ФИО клиента, получим такой результат:
Как импортировать/экспортировать отчет?
Отчеты имеют функцию импорта/эскпорта, что позволяет обмениваться отчетами с другими программами. Чтобы выгрузить любой из отчетов, войдите в свою программу, перейдите в модуль Конструктор отчетов (по умолчанию он находится в сфере Админка), выделите нужный отчет и нажмите кнопку Экспорт.
Чтобы загрузить отчет в программу, нажмите кнопку "Импорт".
В открывшемся окне нажмите кнопку "Выберите файл", выберите на компьютере файл отчета(формат.vmrc) и нажмите кнопку "Загрузить"
После завершения загрузки откроется загружаемый отчет. Нажмите кнопку Сохранить. Отчет появится в списке.
История просмотренных отчетов
Последние просмотренные отчеты записываются во вкладке "История", которые можно повторно просмотреть.
Для просмотра, выберите нужный отчет и нажмите просмотр.
Выбор отчетов по категориям
1. Перейдите во вкладку "Категории"
2. Нажмите "Добавить"
1. Перейдите в редактирование "Отчета"
5.2 Конструктор отчетов
Это – окно, в котором создается макет отчета.
Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку Отчеты, выбрать отчет и нажать кнопку Конструктор.
Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.
5.3. Мастер отчетов
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание отчета с помощью мастера
1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
5. Нажмите кнопку OK.
6. Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.
Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, сделайте это в режиме конструктора отчета.
Заключение
Проделанная работа по курсовой работе позволяет сделать следующие выводы:
Чтобы сделать любую базу данных Microsoft Access надо изучить предметную область и составить таблицы, в которых будет отображаться это предметная область (информация о работе, которое нужно автоматизировать на персональном компьютере)
После составления таблиц идет их связывание
По связанным таблицам составляются запросы, формы, отчеты.
Полученный опыт по курсовой работе позволяет мне в любой организации, ознакомившись с ее работой, создать прототип базы данных и вести сопровождать эту базу данных при условии дальнейшего изучения Microsoft Access в части:
Вкладки,
Макросы
Модули (программирование VBA).
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Терминология
СУБД – система управления базами данных. Это название целого класса программных продуктов, ориентированных на работу с базами данных. Англоязычная версия этой аббревиатуры – DBMS (database management system).
База данных (БД) – в Access это файл, который служит для хранения данных, объектов и настроек СУБД. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.
Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц. В Access существует несколько типов запросов.
Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
Запись – аналог строки в таблице. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран, и т.д.
Поле – столбец в таблице. В Access полю придается ряд свойств, которые определяют возможности базы данных. Еще используют термин «поле ввода» для указания строки элемента управления, в которую пользователь может ввести данные.
Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.
Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами. Если вы вспомните, как выглядит эмблема Access, то поймете: ключ – очень важная составная часть этой СУБД.
Счетчик- поле, содержащее номера записей в таблице.
Индекс – средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающие не допускающие повторение значения поля.
Область выделения записи – прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.
Область выделения поля – зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.
Полоса прокрутки – объект с двумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.
Вкладка – объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что видна только одна из них. Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствии с их назначением.
Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – банк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Указатель (мыши) – подвижной значок, связанный с мышью. В процессе работы он принимает самые разные виды, что облегчает пользователю обращению с объектами и служит своего рода подсказкой.
Переключатель – элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.
Флажок – элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.
Контекстное меню – меню, связанное с объектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте и содержит команды, относящиеся только к данному объекту.
Мастер – программа, нацеленная на решение определенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный. Включение в программу Мастеров – одно из средств модернизации программных продуктов.
Приложение 2. Структура таблицы «ADRESA»
Приложение 3. Структура таблицы «FIO»
Приложение 4. Структура таблицы «KODDOCS»
Приложение 5. Структура таблицы «TIP»
Приложение 6. Структура «Схемы данных»
Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАННЫХ»
Приложение 8. Общий вид кнопочной формы
Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, который будет удобен именно для вас.
Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу откуда брать информацию и можно создавать разнообразные отчеты.
Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).
При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера, можно своими созданными отчетами и загружать новые).
Добавление нового отчета.
Нажать кнопку Добавить (+)
Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:
Вкладка 1 - Главные настройки
В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.
Шаг1. Ввести название отчета
Шаг2. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.
В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Мед. карты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.
“Все поля” состоит из трех колонок:
- Модуль - здесь отображается, из какого модуля программы будут взяты данные
- Таблица - здесь отображается, объект или операция, по которой будут выводиться данные
- Поле - значение в колонке “поле”, обозначает конкретные данные, которые будут отображаться в отчете
Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. Введя в него искомое значение, поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.
Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”.
Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>” которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.
Шаг3. Настроить сортировку и группировку полей
После того, как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.
Таблица “Поля отчета” состоит из колонок:
- Модуль, Таблица, Поле - значения в этих полях аналогичны колонкам в “Все поля”, обозначают участок программы из которой будут взяты данные.
- Сортировка - в этой колонке, можно установить сортировку данных поля. Для этого нажмите по пустой области в колонке, в поле которое нужно отсортировать
- Группировка - данные группируются
- Функция группировки
Настройка сортировки
Выберите одно из значений, по “Возрастанию”(сортирует А-Я) или “Убыванию”(сортирует Я-А).
Число возле значения, означает приоритет сортировки.
Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва отсортирует поле, у которого число возрастания меньше.
Настройка группировки
Группировка - установив галочку в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.
Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни”, в отчете отображается отдельной строкой.
Группировка не выставлена :
Установив галочку группировки в поле “Название группы”, товары которые относятся к этой группе, объединились в одну строку.
Группировка выставлена :
Функция группировки
Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.
Вкладка 2 - Фильтр
В этой вкладке можно прописать все условия, для фильтрации данных в отчете.
Шаг4. Добавить фильтр отчета
Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.
В появившемся окне добавить условие для фильтра:
Шаг6. Просмотр данных отчета
После того как все шаги пройдены и отчет создан. Можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel